ButaTrade’i adım adım kullanın.

Panele giriş

Web paneli yöneticiler içindir. Saha personeli mobil uygulamayı kullanır.

1. Giriş sayfasını açın.
2. E-posta adresinizi ve şifrenizi yazın.
3. Giriş yap’a basın. Özet ekranı açılır.

Panel menüsü

Sol menü, işin akış sırasını izler.

İlk kurulum sırası

Bu sırayla ilerlerseniz her ekran hazır veriyle açılır.

1. Firma bilgileri ve logo
2. Para birimleri, vergiler, giderler
3. Banka hesapları
4. Ürün kategorileri ve ürünler
5. Hazır notlar
6. Giden posta ve test maili
7. Personel ve PIN’ler
8. İlk fuar

Firma bilgileri

Teklif ve kontrat PDF’lerinde bu bilgiler kullanılır.

1. Ayarlar’ı açın.
2. Tam ticari unvan, vergi dairesi ve vergi no girin.
3. Merkez ve fabrika adreslerini, telefonları ve web sitesini ekleyin.
4. Logoyu yükleyin.
5. Teklif ön ekini ve varsayılan menşe ülkeyi belirleyin.
6. Kaydet.

Logo PNG, JPG veya WEBP olmalı; en fazla 2 MB.

Para birimleri ve kurlar

Teklif ve kontratta kullanılacak para birimlerini tanımlayın.

1. Para birimi ekle’ye basın.
2. Ad, kod ve “1 birim = kaç TL” değerini girin.
3. Kur güncelleme şeklini seçin.

Vergiler ve giderler

Bir kez tanımlayın, her teklifte seçin.

1. Vergi ekle: ad ve oran girin. Örn. KDV %20.
2. Teklifte vergi her kaleme ayrı seçilir.
3. Giderler bölümüne sık kullandığınız masrafları ekleyin.

Banka hesapları

Kontratta seçilen hesabın IBAN ve SWIFT bilgisi PDF’e gelir.

1. + Yeni banka hesabı ekle.
2. Banka adı, şube, para birimi, IBAN ve SWIFT / BIC girin.
3. Her döviz için ayrı hesap ekleyin.

Ürünler ve kategoriler

Ürünler teklifte, kontratta ve mobil formda listelenir.

1. Önce Yeni kategori ekleyin. Örn. Fındık.
2. Sonra Yeni ürün ekleyip kategoriye yerleştirin.
3. Sırayı sürükleyerek değiştirin.

Kalibre ya da çeşit ayrı alan değildir; ürün adına yazın. Örn. “Fındık içi 11–13”.

Hazır notlar

Mobil formda tek dokunuşla seçilen kısa etiketler.

1. Yeni hazır not.
2. Kısa bir metin yazın. Örn. “Fiyat bekliyor”.
3. Sıra numarası verin. Mobilde bu sırayla görünür.

En fazla 200 karakter.

Giden posta ve şablonlar

Teklif, kontrat ve toplu mailler firmanızın e-posta hesabından gider.

1. Sağlayıcıyı seçin: Gmail, Outlook, Yandex veya Özel SMTP.
2. SMTP kullanıcı ve şifresini girin. Özel SMTP’de sunucu ve portu da yazın.
3. Gönderen adı, gönderen e-posta ve yanıt adresini (Reply-To) girin.
4. Test maili gönder ile kontrol edin.
5. Teklif maili ve kontrat maili şablonlarını düzenleyin.

Şablonlarda kullanılabilen değişkenler:

• Teklif: {{firma}} {{musteri}} {{musteri_firma}} {{teklif_no}} {{gecerlilik}} {{toplam}} {{para}}
• Kontrat: {{kontrat_no}} {{tarih}} {{toplam}} ve firma/müşteri değişkenleri

SMTP şifresi şifrelenmiş olarak saklanır. SSL kapalıysa STARTTLS (587) kullanılır.

Personel ve PIN

Saha personeli mobil uygulamaya firma kodu ve PIN ile girer.

1. Yeni çalışan.
2. Ad soyad ve 4–6 haneli PIN girin.
3. Mobil giriş yapabilir’i açın.
4. Firma kodunu ve PIN’i çalışana iletin.

Pasife alınan çalışan mobil uygulamaya giriş yapamaz.

Fuarlar

Mobil kayıtlar her zaman bir fuara bağlıdır.

1. Yeni fuar: ad, şehir, ülke, başlangıç ve bitiş tarihi.
2. Fuar devam ediyor açıkken personel kayıt alabilir.
3. Fuar bitince Fuarı bitir.

Bitirilen fuar tekrar başlatılamaz.

Müşteri ekleme

Web panelden de kartvizit okutabilirsiniz.

1. Müşteri ekle.
2. Kameradan oku veya Galeriden yükle. Ya da alanları elle doldurun.
3. Sıcaklığı, ilgilendiği ürünleri ve görüşme notunu ekleyin.
4. Kaydet.

Firma adı yeterlidir; diğer alanlar isteğe bağlıdır.

Excel ile aktarım

Elinizdeki listeyi tek seferde içeri alın.

1. Excel şablon’u indirin.
2. Şablonu doldurun, sütunları değiştirmeyin.
3. Excel ile aktar ile dosyayı yükleyin.

Yalnızca .xlsx dosyası; en fazla 4 MB.

Listeler ve filtreler

Fuar müşterileri ve normal müşteriler ayrı tutulur.

• Fuar müşterileri: mobil veya fuar kaydı ile gelenler.
• Müşteriler: iş ilerleyen, normal müşteriler.
• Fuar müşterisini Normal müşteriye al ile taşıyın.
• Fuara, sıcaklığa ve metne göre filtreleyin.

Müşteri detayı

Bir müşteriyle ilgili her şey tek sayfada.

• Kontratlar, ödemeler ve sevkler buradan girilir.
• Üst düğmeler: + Teklif + Kontrat + Ödeme + Sevk
• Sekmeler: Teklifler, Satışlar, Ödemeler, Sevkler
• Cari PDF ve Rapor: satış, ödeme ve sevk özeti

Teklifler

Müşteri detayından ya da Teklifler’den başlatın.

1. Teslimat ve ödeme: pazar, Incoterm, teslim yeri, taşıma, ödeme şekli, geçerlilik.
2. Kalemler: ürün, paketleme, miktar, fiyat, iskonto, vergi.
3. Giderler: ayrı kalem veya fiyata dahil (All-in).
4. Kaydet (Ctrl+S), PDF’i kontrol edin.
5. Teklifi gönder: müşterileri seçin, Gönder.

• Gönderilen teklif düzenlenmez. Değiştirmek için Taslağa al.
• Benzer teklif için Kopyala.
• Tek gönderimde en fazla 80 müşteri.

Kontratlar

Kontratlar müşteri detayından yönetilir. Tamamlanan kontrat satış kaydıdır.

1. Müşteri detayında + Kontrat’a basın.
2. Tekliften oluştur ile bir teklif seçin ya da kalemleri kendiniz girin.
3. Alıcı, taşıma modu, teslim noktası ve kalemleri kontrol edin.
4. Banka hesabını, ödeme şeklini ve PDF dilini seçin.
5. Kontratı kaydet veya Kaydet ve gönder.
6. Anlaşma tamamlanınca durumu Satış yapın.

Giderler CFR toplamına eklenir; PDF’de ayrı satır olarak görünmez.

Ödeme, sevk ve cari

Müşteri detayından girilir. Kontrata göre kontrol edilir.

1. + Sevk: tarih, fiş no, plaka, ürün, miktar, paketleme ve adet.
2. + Ödeme: tarih, tutar, para birimi, banka.
3. Cari PDF ile özeti alın.

Toplu mail

Her kişiye ayrı, kendi adıyla e-posta gider.

1. Yeni mail.
2. Konu ve metni yazın. Değişken ekleyin.
3. Alıcıları fuara ve sıcaklığa göre filtreleyin; Görünenleri seç.
4. Gönder.

• Değişkenler: {{firma}} {{musteri}} {{musteri_firma}} {{yetkili}} {{pozisyon}} {{telefon}}
• Her gönderimin alıcı, gönderilen ve hatalı sayısı listede kalır.

Mobil uygulama

Fuarda kayıt için. Bağlantı olmadan da kayıt alır.

1. Firma kodu ve PIN ile girin.
2. Fuarı seçin.
3. Kartvizit oku veya Elle müşteri kaydı.
4. Alanları kontrol edin, İleri · not & sıcaklık.
5. Sıcaklık, hazır not, ürün. Kaydet & yeni.